Wednesday, April 2, 2008

لوائح ونظم مبيعات

لوائح ونظم مبيعات

الباب الأول: الخطوات التنفيذية ونقل العهدة
فقرة: 1

بموجب القرار الصادر ( إجازة / إنهاء تعاقد / نقل /فصل / استقالة / تصفية لأسباب أخري ) يتم عمل ارتجاع لحمولة الموزع الأصلي بالمنطقة، وبموجب إذن الارتجاع يتم تحريره في نفس يوم صدور القرار او اليوم الذي يليه بشرط أن لا يزيد تاريخ إذن الارتجاع عن يوم من تاريخ القرار.

فقرة: 2

يتم استلام السيارة بمعرفة إدارة الصيانة من الموزع الأصلي ويتم تسليمها للموزع البديل بموجب موافقة الإدارة او من تفوضه في ذلك وبموجب تفويض رسمي، ويراعي عند التسليم للسيارة أن يكون بالسيارة كارت الصيانة الدوري، والاستمارة الخاصة بالسيارة، وكارت الفحص الدوري، ويعتمد التسليم بتوقيعات الصيانة والإدارة، او تعتمد من مديري الفروع حال عدم وجود ورشة بالفرع.

فقرة: 3

يعبأ النموذج الخاص بالتصفية والمرفق منه صورة إلي محاسب الفرع ويعتبر كإخطار رسمي عند بدء التصفية موضحا به آخر أرقام المستندات التالية:
- الصرف.
- الفاتورة.
- سندات القبض.
- سندات الاستلام.
- وأية مستندات أخري تتعلق بطبيعة العمل والمهنة التي يتم إنهاء الموقف لها.

فقرة: 4

يتم إرسال نموذج التصفية المعبأ وموقعا من مدير الفرع للجهات التالية:
- إدارة المبيعات.
- إدارة الحسابات.
- إدارة النظم والمعلومات.
- إدارة التحصيل.
- إدارة شؤون العاملين.

فقرة: 5

يتم تسليم المنطقة عمليا للموزع / المندوب البديل في خلال دورة السير للمنطقة، وتسلم المديونية في خلال أسبوعين مصادقا عليها من العملاء ويتم تسليم المنطقة أثناء المصادقة، ومن خلال محضر رسمي.


فقرة: 6

تتم المصادقة لدي العملاء طبقا للشروط التالية:

1- ألا يكون قد تجاوز علي الفاتورة فترة طويلة، وبحد أقصي 60 يوما وما زاد عن ذلك يجب أن يرسل من مدير الفرع من وجهة نظره لتقدير الموقف وللإدارة النظر في ذلك.
2- ألا يكون للعميل أكثر من ثلاث فواتير متباعدة التواريخ ولم يتم تحصيلها.
3- أن يكون العميل من العملاء الموثوق بهم في تعاملاتهم.
4- يتم عمل كشف مصادقة يوضح فيه كافة التفصيلات بالتسليم والتسلم طبقا لبيان التصفية
5- يراعي عند وجود شيكات للعملاء خلال فترة التصفية للموزع / المندوب أن يكون الشيك مصدقا من العميل او يقوم بالدفع نقدا.
6- التوجيه بأن المندوب / الموزع البديل هو الذي سيكون مسئولا عن التحصيل والبيع بنفس المنطقة البيعية المسلمة.
7- يرسل للإدارة بيان تصديق مديونية الموزع في نموذج التصديق والموقع من العميل، ويحتفظ الفرع ببيان تصديق ( ب. ت ) ويكتفي بإرسال صورة من بيان تصديق المديونية للموزع.

فقرة: 7

علي الموزع / المندوب البديل أن يبرز الملاحظات بالمنطقة ويخطر مدير الفرع عن أية ملاحظات متعلقة ببضاعة الشركة، وتذكر أية أصول ثابتة للشركة موجودة لدي العملاء، وتذكر بقائمة جرد المحلات.

فقرة: 8

يفضل تسليم المناطق في مواعيد مقطوعة، آخر كل شهر، او أول كل شهر، عدا الحالات الخاصة والتي يري مدير الفرع ضرورة فورية للتسليم.

فقرة: 9

في حالة وجود دين متعذر يراعي التعليمات الخاصة بذلك، والتنسيق مع الجهات المختصة، ولا يعتبر تقديم المتعذر دليلا علي إخلاء الطرف حيث أنها تظل مسئولية الموزع لحين تحصيلها او البت فيها نهائيا من الجهات المختصة.

فقرة: 10

علي السيد مدير الفرع بالتنسيق مع محاسب الفرع التأكد من أن المستندات المتداولة للموزع / المندوب قد تم سحبها مثل فواتير المبيعات الغير مستخدمة، وأذون الارتجاع وسندات القبض او إيصالات استلام او أي مستندات أخري يتم استخدامها من قبل الموزع / المندوب.




الباب الثاني: لائحة تحصيل الديون:

فقرة: 1

تعريف العميل المتعثر: يعرف علي انه العميل الذي يتباطأ في عملية الدفع ويوصف بعدم الوفاء بالتسديد في المواعيد المقررة والمتفق عليها، ويمتنع عن السداد لما لديه من ظروف ما قد تحول بينه وبين التزاماته والسداد الواجب منه، وهو أيضا ذلك العميل الغير منتظم في السداد ومن الوجهة العملية يعتبر العميل الذي تراكم لديه مديونيات تصل مقدرته في عدم السداد أكثر من مائة يوم ما لم ينص علي ذلك في فتح الحساب لدي العميل في شروط الدفع.

فقرة: 2

يجوز للإدارة العليا أن تفوض مدير المبيعات في عمل جدول زمني لسداد الديون ( جدولة الديون ) والذي يتوقف علي حالة العميل ومركزه المالي ومدي رغبته واستعداده في التعامل مرة أخري، ويجوز تطبيق جدول ( جدولة الديون ) علي العملاء اللذين مر علي عدم سدادهم أكثر من مائة يوم وما زالوا مستمرين في نشاطهم التجاري ولديهم الرغبة في التعامل مرة.

فقرة: 3

يجوز لمدير المبيعات دراسة حالة العميل المتعثر واتخاذ القرار اللازم قبل إحالة حالة العميل إلي إدارة التحصيل والعلاقات الحكومية،

فقرة: 4

يجوز استخدام جداول الحافز والمجهود الغير عادي في سرعة التحصيل لكل من إدارة المبيعات، وإدارة التحصيل والعلاقات الحكومية، لخلق التنافس علي التحصيل، جدول 3 للمبيعات، وجدول 2 للتحصيل والعلاقات الحكومية.

فقرة: 5

وبموجب إخطار اولي من الإدارة العليا بموجب ورود تقرير من مدير المبيعات أو مدير الفرع او من ينوب عنه او من يفوضه تتحول حالة العميل المتعثر إلي إدارة التحصيل تحويلا مبدئيا وتدخل ضمن سجلات المتعثرات، وتمثل البلاغ الرسمي الأول.

فقرة: 6

بموجب تبليغ الحالة تقوم إدارة التحصيل بفتح ملف للعميل يتضمن اسم العميل، الرقم الكودي، عنوانه، ملاحظات التعامل، مرفقا به صورة من الموافقة التي تمت ومنحت للعميل لفتح حساب آجل، والأساس الذي علي أساسه تم فتح الحساب.



فقرة: 7

تستكمل المعلومات من نظم المعلومات، لاستيفاء البيانات بطلب، ويستعان بإدارة الحسابات باستخراج صور من الحسابات معتمدة ومطابقة كأصول، وبطلب من إدارة التحصيل لإدارة الحسابات.

فقرة: 8

وتقوم إدارة التحصيل بالاتصال بالعميل ومن خلال قنوات ( الاتصال التليفوني، خطاب إنذار ويرسل صورة منه لإدارة المبيعات.

فقرة: 9

تحدد الفترة الزمنية للعميل الغير ملتزم للوفاء بالدين لدي الشركة عل أساس جداول الفترات الخاصة بالسداد والمبالغ المدين بها العميل.

فقرة: 10

تمنح إدارة المبيعات فترة عشرة أيام من تاريخ الإشعار الأولي بالفقرة 6 لاتخاذ خطوات ايجابية والعمل إلي حل مع العميل والاتفاق علي سداد المديونية ويجوز استخدام جداول الفترات.

فقرة: 11

يجوز لإدارة المبيعات فتح إعادة فتح التعامل، مع العميل في حالة التزام العميل بالسداد ودفع دفعات او دفع الحساب دفعة واحدة ولا يتم ذلك إلا وفقا لشروط الاتفاق في سداد الذمم المالية والخاصة بالعميل، وينطبق ذلك علي العملاء المتعثرة والتي قامت بانتظام السداد وتخطر إدارة التحصيل بقيمة السداد كحل مبدئي من إدارة المبيعات.

فقرة: 12

للإدارة العليا أن تفوض مدير المبيعات او من ينوب عنه او من تفوضه في منح نسبة التحصيل من قيمة السداد والمقدرة بالجدول الخاص بذلك ويمكن تعديل النسبة من فترة إلي أخري بناء علي المتغيرات والسياسات المتبعة في التحصيل.

فقرة: 13

يجوز لمدير المبيعات او من يفوضه تحويل حالة المتعثر ومتابعتها مرة أخري عن طريق إدارة التحصيل في حالة ظهور مشكلة أخري ويوقف صرف المجهود الغير عادي بالنسبة للمبيعات وتصرف إلي إدارة التحصيلات طبقا لجداول مكافآت التحصيل والجهود الغير عادية.




فقرة: 14

وبما أن الهدف من التحصيل استمرار العلاقة بين جانبي التعامل، فإنه من الأفضل أن يكون السداد وفقا لشروط منح العميل ميزة او أكثر تسهل عملية السداد ويجوز تغييرها من فترة إلي فترة وفقا لقواعد السياسات العامة.

فقرة: 15

يجوز في حالة السداد من العميل دفعة واحدة أن يمنح العميل يقدر بنسبة 5 % خلال فترة 30 يوما لسداده ويجوز تغيير النسبة حسب الحالة وبعد موافقة الإدارة العليا لكل حالة علي حدة، واعتماد لائحة الخصومات لتسري في عملية التطبيق.

فقرة: 16

يجوز السداد خلال فترة زمنية مع وجود فترة سماح ومع تقديم الضمانات من العميل في مقابل ( تعهدات، إقرارات، شيكات مصدقة او غيرها من الضمانات ) بشرط توقيع العميل علي الاتفاق او الشروط بين الشركة من جانب والعميل من جانب وعلي أن تكون فترة السماح موافق عليها من الإدارة العليا في حالات المبالغ التي تزيد عن خمسة آلاف ريال، ويجوز السداد للعميل علي فترات ومراحل جدولة الديون.

فقرة: 17

يجوز وبموافقة مكتوبة من مدير المبيعات او من ينيبه او يفوضه في حالة عميل علي وشك الإغلاق، أن تسحب البضاعة وأي أصول قدمت للعميل كعوارض او مبردات ومسجلة بالاتفاق بين الشركة والعميل فورا لإغلاقه، ويجوز دفع المبلغ المتبقي دفعة واحدة من العميل من تاريخ التصفية ومنح نسبة 5 % للعميل.

فقرة: 18

في حالة عدم استجابة العميل للقبول بالدفع تحول الحالة بالكامل لإدارة التحصيل والتعقيب الحكومي فورا.

فقرة: 19

في حالة إغلاق عميل فلمدير المبيعات تحويل الحالة لإدارة التحصيل، ويعتبر متابعة التحصيل من تاريخ طلب التحويل بخمسة أيام، ويعتبر تاريخ التحويل هو تاريخ حساب جداول الفترات والحوافز ولا تصرف إلا بعد انتهاء موقف العميل سواء بالسداد بالكامل او تحصيل جزء واستحالة باقي التحصيل، ويجوز تعبئة طلب حوافز تحصيل الدين المتعثر ومعتمد من مدير التحصيل ومدير المبيعات، والتعميد النهائي من الإدارة العليا للصرف.





فقرة: 20

بموجب التحويل لإدارة التحصيل من إدارة المبيعات إلي إدارة التحصيل والتعقيب الحكومي، تقوم إدارة التحصيل بالبحث الميداني، وعمل تقرير ترفعه للإدارة العليا.

فقرة: 21

يجوز بموجب تفويض من الإدارة العليا لمدير التحصيل والتعقيب الحكومي متابعة الحالة وتقديمها إلي الدوائر الحكومية المختصة، وما يتبع ذلك في عمليات المراجعة ورفع الحالة كقضية ضد العميل للدوائر المختصة.

فقرة: 22

يراعي كامل بيانات القضية أمام الدوائر الحكومية والمعمول بها خلال فترة المطالبة، وفي حالة تعذر الحالة يقوم مدير التحصيل برفع تقرير للإدارة العليا ورفع الحالة كدين مشكوك في تحصيله، وللإدارة العليا إصدار التوجيهات والتعليمات إلي الجهات المختصة ( المالية / الحسابات ) بالحالة كونها مشكوك في تحصيلها وتصنيف الحالة وأسباب اعتبار الدين مشكوكا في تحصيله


فقرة: 23

تخطر إدارة التحصيل إدارة المبيعات ببيان حالة عميل لإيضاح موقف إدارة العملاء المقدمين من إدارة المبيعات وبصفة دورية.


فقرة: 24

تعامل الشيكات المرتدة ( الشيكات المقرونة بعدم الوفاء ) من العملاء علي نموذج ارتداد إشعار شيك من العميل ويتبع إجراءات محددة.

فقرة: 25

تقوم إدارة الحسابات، بإخطار الشيكات المرتدة ويسلم للمندوب المختص داخل دائرة الفرع وبواسطة محاسب الفرع

فقرة: 26

تسلم الشيكات من محاسب الفرع إلي المندوب بالفرع مع الإشراف الكامل لمدير الفرع علي ذلك.

فقرة: 27

تخطر إدارة التحصيل بالشيكات المرتدة بشكل دوري لمتابعة التحصيل مع المبيعات


فقرة: 28

يجوز لإدارة التحصيل والتعقيب الحكومي إرسال طلب تقصي معلومات عن الشيكات المرتدة من الحسابات وموقفها وإخطار المبيعات بذلك

فقرة: 29

يجوز إيداع الشيك مرة أخري وبناء علي طلب العميل او تجديده ويفضل التصديق علي الشيك ويذكر عند توريد الشيك مرة أخري انه شيك برسم التأمين للمرة الثانية كإيداع موضحا به اسم العميل ورقمه الكودي ورقم الفاتورة وتاريخها المسدد بموجبه الشيك.

فقرة: 30

في الجزاءات الخاصة بتحصيل الديون يجوز لمدير المبيعات او من يفوضه اتخاذ اللازم للمتسبب في ضياع مبالغ او تقاعس في عمليات التحصيل طبقا لجداول الخصومات ويجوز لمدير المبيعات توقيع الجزاء بالخصم علي القائمين بالإشراف علي المديونية من العاملين بالمبيعات ويعتمد من الإدارة العليا



الباب الثالث: لائحة تحصيل المبيعات


فقرة:1

فقرة:لدفع في مقابل بيع المنتجات إلي نوعين رئيسين، الدفع الفوري ( النقدي )، الدفع المؤجل ( آجل ) وبشروط.

فقرة :2

فقرة:الفوري هو دفع القيمة نقدا او بشيك مقبول الدفع مقابل استلام البضاعة، ويكون في دفعة واحدة وليست عدة دفعات.

فقرة :3

الدفع المؤجل هو دفع قيمة بضائع مع فترة سماح الممنوحة للعميل في مقابل السداد علي دفعات وفقا لشروط محددة تسمح بها السياسات المالية.

فقرة:4

تتولي وحدات البيع مسئولية تحصيل دفعات السداد لحسابات العملاء يعاونها في ذلك إدارة التحصيل والعلاقات الحكومية حال تثر التحصيل.

فقرة:5

يتولى مدير المبيعات او من يفوضه بتقرير الحد الادني المسموح للعميل في التعامل بالآجل وبناءا علي توجيهات الإدارة العليا والتعميد منها بعد استيفاء استمارة الائتمان.


فقرة:6

يمنح العميل تسهيلات ائتمانية، ويفتح له حساب مدين، وبموجب استمارة وطلب منح تسهيلات ائتمانية، مرفقا به الأوراق الثبوتية للعميل كالسجل التجاري وحفيظة النفوس.

فقرة:7

تقوم إدارة المبيعات بدراسة طلب منح التسهيلات الائتمانية، وتصدر الموافقة او عدمها موضحة الأسباب وبعد اعتمادها من الإدارة العليا.




فقرة:8

بموجب الموافقة إدارة المبيعات علي فتح الحساب للعميل ترسل صورة منه إلي إدارة الحسابات ليتحول لحسابات العملاء بعد عمل الرقم الكودي للعميل.


فقرة:9

من الضروري التأكد من وضعية العميل ومركزه المالي، ويجري بصفة دورية إعادة التقييم، لأداء سدادات العملاء وبموجب تقرير كفاءة سداد العملاء.

فقرة:10

وبموجب كشوف الحساب والصادرة من إدارة الحسابات، يتم تسليم كشوف الحساب دوريا وبصفة شهرية علي ألا تتأخر مدة 5 أيام عن موعد التسليم الشهري لتصبح البيانات حديثة، ويؤخذ توقيع العميل طبقا لشروط فتح الائتمان.

فقرة:11

مديونية العملاء هي في المقام الأول عهدة في ذمة المندوب / الموزع ومسئولا عنها مسئولية متكاملة.

فقرة:12

علاقة العميل بالشركة علاقة وسطية بين مندوب المبيعات ممثلا للشركة من جانب والعميل من جانب آخر او من هو مفوض من قبل العميل في طلب التسهيلات.

فقرة:13

في حالة رغبة المندوب القيام بأجازة / او إنهاء العلاقة / او النقل / أو الاستقالة / أو تصفية أعماله يراعي شروط تسليم المديونيات والمناطق، وتعبئة طلب أجازة معتمد من الإدارة العليا لبدء إجراءات التصفية.

فقرة:14

خلال أسبوعين من القرار الصادر بشأن المندوب / الموزع يتم خلالها تسليم المديونيات والمصادقة عليها بموجب كشف تسليم مديونيات، ولا يجوز بأي حال تأخير التسليم للمديونيات عن فترة أسبوعين.

فقرة:15

علي الجهات المختصة بالتصفية ( المبيعات / الحسابات / شئون العاملين ( جاري عاملين ) / تحصيل الديون والعلاقات الحكومية / الصيانة )


فقرة:16

في شروط تسليم المديونية ومصادقات العملاء علي مديونياتهم يجوز المصادقة في ظل الظروف التالية:
- ألا يكون قد تجاوز علي الفاتورة فترة طويلة من تاريخ تحريرها بحد أقصي مائة يوم، وما زاد عن ذلك تحدد الإدارة موقفة.
- ألا يكون لدي العميل أكثر من ثلاث فواتير متباعدة في التاريخ ولم يتم تحصيلها.
- أن يكون العميل معروفا شخصيا لدي مبيعات الفرع ومن العملاء الموثوق بهم في تعاملاتهم وانه قد منح فتح تسهيل ائتماني وحساب آجل بطريقة صحيحة.

فقرة:17

فقرة:ل العمليات المرتبطة بمنح العميل الحساب الآجل للعملاء الكبار من الأفضل عدم منح العملاء اللذين لم يمر علي تعاملاتهم الحقيقية فترة ستة اشهر يظهر من خلالها جدية التعامل ولإدارة المبيعات تقديم تقرير توصية للإدارة العليا لفتح حساب للعميل آجل، قبل هذه الفترة إذا ما رأت إدارة المبيعات وبموافقة الإدارة العليا أن العميل يتميز بالمركز المالي القوي والسمعة الطيبة.

فقرة :18

في عمليات منح الحساب الآجل فمن الضروري منح العميل الحد الآجل المناسب والمرتبط بحجم الأعمال وقيمة المخزون لديه وراس مال العميل الموجود بالسجل التجاري.

فقرة:19

وفي عمليات منح الحساب الآجل ينبغي تحديد فترة الدفع القصوي عند تحديد مدة الدفع، بشرط ألا تزيد عن ثلاثون يوما، وغير ذلك يرجع للإدارة العليا للموافقة علي زيادة المهلة وذلك للمحلات الكبرى.


فقرة:20

مراجعة العملاء الآجل وسدادهم أمر ضروري ويمكن إخطارهم بوقف التعامل في حالة عدم الوفاء بالسداد وتطبيق لائحة التحصيل.

فقرة:21

العملاء الذين أصدروا شيكات مرتدة من الطبيعي ألا يعاد التعامل معهم او إصدار فتح لحساب جديد إلا بموافقة الإدارة العليا



فقرة:22

يجوز معالجة التحصيل في أشكال متعددة مثل خصم تعجيل الدفع، فترة سماح للدين، ويراعي موافقة الإدارة العليا،

فقرة: 23

وتشجيعا لسياسة التحصيل ولائحة تحصيل المبيعات وبشرط تحقيق الهدف الشهري والسنوي من أهداف البيع وموافقة الإدارة العليا.

فقرة:24

من الشروط الواجب مراعاتها، في تسليم العهد الشخصية كالسكن الإداري والسيارات او أدوات البيع الشخصية، او أي سلف شخصية ومن الضروري تسليمها وفقا لشروط محددة.

فقرة:25

لا يوقف راتب موظف المبيعات الابموجب إخطار من المبيعات معتمدا من الإدارة العليا موضحا به أسباب الوقف، وبناء علي الموقف المعروض من إدارة الحسابات في حالة ما سيكون في عدم صالح المندوب / الموزع، يوقف الراتب ويصرف نصف الراتب للإعاشة.

فقرة:26

تتولي إدارة الحسابات إنهاء موقف الموزع / المندوب وتقدم تقريرا مفصلا وموضحا به أسباب العجز او الخصومات وبصورة واضحة وعل النموذج المعد لذلك.

فقرة: 27

يخطر الموزع / المندوب بموقفه ويوافق عليه وتخطر الإدارات المعنية بإنهاء الموقف وتتولي شئون العاملين التنظيم بين الإدارات المعنية.

فقرة:28

تتولي إدارة المبيعات بالاشتراك مع إدارة الحسابات الخطوات التنفيذية لعملية التصفية ونقل الذمم والعهد حتي تسليم المديونية وإنهاء موقف الموزع / المندوب.

فقرة:29

لا يحق لإدارة الحسابات عدم إعطاء الموزع / المندوب براءة ذمة مالية طالما أن كل إجراءات التسليم والتسلم والخاص بالمديونية صحيحا وتحولت مسئولية نقل العهدة إلي البديل إلا بموجب اعتراض يقدم لإدارة المبيعات موضحا به الأسباب.

No comments: