Tuesday, April 1, 2008

اوراق في حقيبة المبيعات

بسم الله الرحمن الرحيم

(لا يكلف الله نفسا إلا وسعها لها ما كسبت وعليها ما اكتسبت ربنا لا تؤاخذنا إن نسينا أو أخطأنا )

صدق الله العظيم ( البقرة 286 )




للمهتمين بكيفية عمل وإدارة المبيعات ، يجد المهتم ورقات عمل تختلف من مكان الي مكان وعلي المهتم بذلك ان يراجع ما في الاوراق المطروحة مع ما يتمشي ونظام العمل القائم به او عليه


الاستراتيجية العامة: General Strategy


1- تفعيل المناطق الحالية والقائمة .

2- تفعيل دور المندوب.

3- خلق كوادر جديدة.

4- تفعيل برامج مبيعات ووضع هدف بيعي مقارن .

5- تفعيل برامج التسعير، والصلاحيات المخولة للتسعير.

6- برامج الانتشار الممكنة.

الأهداف: Objectives

يوجد 3 أهداف رئيسة ترتبط أساسا بالمنتج الرئيسي Main Brand

يمكن نسجها في 3 عبارات هي:

1- أكثر انتشارا فأكثر مبيعا. The more distribution gain, the more sales gain

2- عبوة لكل مستهلك.ِِِA bottle for each consumer

3- صحة وافرة أساسها المنتج. Product gives you health


المهام الرئيسة لإدارة المبيعات:Sales Department & Main Missions

إدارة المبيعات هي تلك الإدارة المسئولة عن الأنشطة البيعية وبكل روافدها من

مبيعات وتحصيلات ومراقبة لحدود المديونيات، وتنمية وتطوير المبيعات وتجديد عمر

المنتج والمديونيات، ومتابعة خط سير الخطة السنوية والمندوبين لتلتقي بالأهداف

العامة واستراتيجية الشركة، ويتولى المهام في تصنيفها الوظيفي مدير المبيعات

مخولا بسلطات تفويضية تمكن له القيام بعمله وله في ذلك إصدار التشريع الملائم

تفويضه من الإدارة العليا لحدود المسئوليات والصلاحيات وتتلخص المهام في

قطاعات هي:المبيعات،التحصيل،المديونية،برامج التطوير،برامج

الدعاية والتحفيز،التدريب،متابعة فريق المبيعات ،تنظيم الهيكل الإداري

وشكله في الاتصالات بالإدارات الاخري، إصدار لائحة المبيعات والتحصيل،إصدار

لائحة تصفية فريق البيع،التنسيق الإداري بين الإدارات الاخري.



حقيبة المبيعات: دراسة في أوراق إدارة المبيعات

تحتوي حقيبة المبيعات Sales Portfolio علي عدة أوراق عمل هي:

ورقة عمل رقم (1 ) Work Sheet No (1 )

القوي البيعية Sales Force

يتم عمل تصميم للقوي البيعية المقترحة لكل المناطق الخاصة بالبيع ومن ثم

تقسيم المناطق إلي مناطق رئيسة ، واذا كان هناك مناطق جدديدة غير مدرجة

فمن حيث التطبيق يتم التطبيق لهذه المناطق


ورقة عمل رقم (2 ) Work Sheet No (2 )


التقدير البيعي: Sales Forecasting

يتم استعراض البيانات وذلك من خلال المصادر المختلفة، ويكون الهدف منها

تحديد اتجاه البيع بين الأصناف ونسب التوزيع الداخلي لها، مع اتخاذ نموذج

استدلالي، مع إظهار التقدير البيعي الاستدلالي في الفروع او الوحدات القائمة

مع الاخذ في الاعتبار التحليل بالتوقعات بطريقتي الأسس،

والمتوسطات المتحركة، ( Exponential Smoothing & Moving Average ).


ورقة عمل رقم (3 ) Work Sheet No (3 )



الهدف البيعي: Sales Target

وبناء علي التقدير البيعي ونسب التوزيعات الداخلية للمنتج الموزعة طبيعيا

، وقوة الشراء السكانية علي مستوي المنطقة ونسبة السكان بالمناطق

فقد يتم عمل مقترح للهدف البيعي ومن ثم توزيع الهدف علي الفروع

ومراعاة أن الهدف والمحقق يتم مقارنتهما وقياس الانحراف فيما بينهما






ورقة عمل رقم (4) Work Sheet No (4 )

خطوط السير ودورة البيع المتكاملة:
Route System & Complete Sales Rotation

من المشاهدات التي يمكن ملاحظتها أن مفهوم خط السير لدي كثير من المندوبين غير مهتم به علي الرغم من أن أساس تنظيم يوم

عمل المندوب هو خط السير وبسؤال معظم المندوبين هل لديهم خط سير، تكون الإجابة في دماغي، وعند متابعة أعمالهم علي الطبيعة

نري معظمهم يتحرك من أقصي الشمال الي أقصي الجنوب والاتجاه بشكل عشوائي وهذا ما يفسد هدف البيع وخطته ودورة البيع

وعلي القائم بدور تنظيم المبيعات ان يراقب العامل مع العملاء واتخاذ الموسمية والانتظام في معدل الطلب .


ورقة عمل رقم (5 ) Work Sheet No (5 )

تاريخ البيع: Sales History

دراسة التاريخ البيعي لاي شركة هو أمر هام في فهم اتجاه البيع ومعرفة كيفية حساب التقديرات اما الشركات الحديثة والتي يتم

انشاؤها فتحتاج الي معالجات رياضية أخري واستخدام معاملات التكلفة والسعر واختبار حساسية السوق للمنتج في حالة كونه جديدا

ورقة عمل رقم (6 ) Work Sheet No (6 )

الهيكل الإداري للمبيعات: Sales Management Organization ( S.M.O)

مما لاشك فيه أن الهيكل الإداري هو بمثابة الجسم، له أعضاء تساعد الجسم للقيام

مهامه الأساسية، وبالنسبة لإدارة المبيعات فهي وحدة متكاملة داخل الهيكل

التنظيمي، تحتوي علي مدير للبيع ومعاونين ( مدير فرع، منسق مبيعات، مشرف

مبيعات، مندوب مبيعات، موزع مبيعات، سائق، محاسب، عمال ) وكل من الوظائف

المذكورة لها دور رئيسي يمكن تحديدها من خلال الوصف الوظيفي والتصنيف للوظيفة

Job Description الذي يتضمن الأنشطة ونوعها ومرات التنفيذ والمؤهل العلمي

المطلوب لكل وظيفة،.ولذا فان الهيكل التنظيمي هام وضروري

في حدود السلطات والواجبات والتفويض .


ورقة عمل رقم (7 ) Work Sheet No (7 )

نظرة حول المديونية والتحصيل والمبيعات: Credit, Collection And Sales


إن استخدام الأسلوب الرياضي في تكوين صورة عن البيانات المعطاة حول

المبيعات والتحصيل والمديونية ، باستخدام طريقة التحليل الإحصائي بالاستكشاف

Explore Analysis ، وهي طريقة بسيطة لعرض ووصف البيانات وتعتبر من الطرق

الو صفية Descriptive الناجحة في عرض البيانات ، وبالنظر للعلاقات بين

البيع والتحصيل والمديونية نري أن عدم تحرك السداد يعني منطقين المنطق الأول

أن العملاء متعثرة ويمكن تحولهم إلي ديون مشكوك في تحصيلها ، والأمر الثاني ربما

قد تم التحصيل ولم تورد المبالغ وهنا أهمية مصادقة العملاء عمليا وليس شكليا

ورقة عمل رقم (8 ) Work Sheet No (8 )

التحفيز: Incentives

ينقسم التحفيز إلي تحفيز للمندوب وتحفيز للعميل وما بين هذا وذاك توضع الأسس

التي يبني عليها النظام وسنبدأ في قراءة أولية لحوافز الأفراد، تصميم التحفيز مبني علي اساس مكونات نظام البيع و برامج تحفيز

العملاء تعتمد في مقامها الأول علي عدة نقاط:

1- تحريك الأصناف داخل المحلات لدي العملاء.

2- سرعة السداد لحجم مديونية غير متجدد والحصول علي سيولة.


3- سرعة تحريك الأصناف الراكدة لدي العملاء أو لدي الشركة.

4- دخول أصناف جديدة لدي العملاء.

وغير ذلك من الأسباب، وتصميم الحافز يعتمد علي شكل العلاقة، فتحريك الأصناف

يعتمد علي نظام الكوبونات أو البضاعة المخفضة بالعروض أو بنظام المسابقات

وهي برامج تدرس بتفصيلاتها.أما تحريك سرعة السداد فهو يعتمد علي برنامج

تعجيل الدفع بدلا من إعدام الدين وهي بنسب ترتبط بالتكلفة وقيمتها الحالية





ورقة عمل رقم (9 ) Work Sheet No (9 )

حجم وسقف الائتمان Credit Ceiling

برنامج الائتمان الحدود والصلاحيات أمر هام، وعند تصميم البرنامج آليا يراعي

النقاط التالية في تصميم البرنامج تاريخ التعامل، سقف الائتمان، حجم الطلب،

مدة الائتمان، دورة السداد، دورة البيع، معامل المديونية للسداد، رصيد آخر المدة

ورقة عمل رقم (10 ) Work Sheet No (10 )

صلاحية الأسعار وحجم الائتمان: Credit Ceiling & Pricing Authority

من خلال اخذ عينات لشرائح مختلفة من العملاء مع حجم ائتمان معين وجد أن هناك ثمة

علاقة بين الائتمان والسعر المعطى للعميل، وهذا يعتبر دليلا استرشاديا حاليا، إلا أن

المطلوب مستقبلا وضع قواعد للائتمان وحدوده من الشرائح والضوابط التي تحدد سقف

الائتمان.

صلاحية الأسعار:Pricing Authority

إن وضع الصلاحيات في مسألة التسعير والتفاوض علي الأسعار لهي من الأمور المهمة والتي يجب ان يكون مخططا لها مستقبلا ، ولا

يعتمد علي بيانات مضلله واخذ السعر المنافس وعملية التسعير الموازية والتي تختلف لربما من عميل الي عميل وحسب رؤيا الإدارة لنوع

وطبيعة العميل .


ورقة عمل رقم (11 ) Work Sheet No (11 )

البرامج التدريبية: Training Courses

وحيث أن البرامج التدريبية لهي من الاسباب والاساليب الحديثة والتي تساعد علي زيادة المهارة ، وحيث أن مدير المبيعات يقوم بدور أساسي في

تحقيق أرباح الشركة التي يعمل بها، وعليه أن يكون قائدا لفريق البيع يؤثر فيهم

بخبراته وخلفياته، ويعمل علي تحفيز الفريق كاملا ليصبح عملا متجانسا ليس فيه

شذوذا ولا خروجا عن أخلاقيات المهنة، وبرنامج التدريب المقترح هو برنامج علي 3

مستويات:

المستوي الأول مدير الفرع:

ويغطي الدورة النقاط التالية:
1- مهارات القيادة الايجابية والمؤثرة علي أداء المبيعات.
2- أساليب قيادة فريق البيع والتغلب علي المشكلات اليومية.
3- كيفية تكوين فريق البيع ومساعدة مندوب البيع للقيام بمهام عمله.
4- متطلبات عروض البيع واستراتيجية التفاوض مع الغير لكي يصبح فعالا.
5- أساليب السيطرة علي أداء فريق البيع وتفويض السلطات والمسئوليات.
6- الاجتماعات الدورية بمندوب البيع وتقييم الأداء وتقارير المتابعة.

المستوي الثاني مشرف البيع:
وتغطي الدورة النقاط التالية:
1- مفهوم الإشراف البيعي وكيفية تحقيقه.
2- واجبات ومسئوليات مشرفي البيع في المناطق الخاصة بهم.
3- كيفية التعامل مع المندوب والموزع والسائقين والعمال.
4- مهارة التفكير أمام العميل وكيفية الاختراق البيعي.
5- سلوكيات العمل الوظيفي وطرق الاتصال الفعالة.
6- حصر مستمر للعملاء الجدد وفتح طرق بيعية جديدة.
هذا بالإضافة إلي تحديد المهام الأساسية في عملية الإشراف.

المستوي الثالث: مستوي المندوب.
وتغطي الدورة النقاط التالية:
1- خطوات البائع الفعال ودورة في إتمام الصفقة البيعية وخطوات البيع المتسلسلة.
2- مهارة مندوب البيع الشخصية وكيفية اكتسابها وتكوينها.
3- وسائل الجذب للعملاء مع دراسة أنماط العملاء المختلفة.
4- مهارة الاتصال البيعي وطرق إنهاؤه.
5- مهارة البيع المتكاملة، ومهارة التحصيل.
6- مهارة إدارة وقت العمل البيعي والمنطقة البيعية.
7- خطوط السير ونجاح المندوب في متابعتها.
8- خدمة ما بعد البيع والعروض المتميزة.





ورقة عمل رقم (12 ) Work Sheet No (12 )

الدورة المستندية: Documentary Cycle

ترتبط الدورة المستندية أساسا بدورة المنتج، وحيث ان الدورة المستندية لدورة المبيعات لتؤدي الي يسر وسهولة التدفق المعلوماتي سواء في صورة بيانات ناتجه من كل خطوة من خطوات اصدار المستند ومتابعته ومراقبته وهي تختلف من مكان الي مكان وتعتمد علي حجم المنشأة مع وضع الرقابة الكاملة علي التداول المستندي


ورقة عمل رقم (13 ) Work Sheet No (13 )


تدقيق العملاء: Customer Verification
من الاهمية بمكان هو تدقيق العملاء في حساباتهم ومواقفهم المالية لتضح الصورة وموقف كل عميل ، ومراجعة تراكم مديونيات العملاء ومواقفهم المالية


قائمة العملاء الرئيسية:Customer Master List C.M.L

يعزي أهمية قائمة العملاء علي النحو التالي:

1- حصر الأنشطة للعملاء وتصنيفهم لتصميم هدف كل عميل.
2- سهولة المرور علي العملاء بخطوط سير مناسبة.
3- سهولة متابعة برامج التسعير والترويج لكل عميل علي حدة.
4- ربط العملاء بالمندوبين في حدود معينة لكل مندوب حتي يكون هناك تساوي في أهداف بيع المندوب.
5- تقدير الزمن اللازم لتوصيل الطلبات ومعرفة أي قصور.
6- تحديد تدقيق حسابات العملاء بشكل لا يدعو إلي تكرار العملاء وحساباتهم.
7- بداية فتح حسابات العملاء مبني علي الوصف الجغرافي للمناطق وبدونه لا يمكن الاستلال علي القوة الشرائية لكل منطقة.
وهناك من الأهمية بمكان معرفة أن بداية حصر العملاء نقطة هامة في بداية حركة البيع ونظامه الناجحين

ورقة عمل رقم (14 ) Work Sheet No (14 )

تدقيق حسابات العملاء : Customer Retail Audit

تحتاج حسابات العملاء إلي المراجعة من وقت لآخر، وخصوصا إذا كان هناك أرصدة

دائنة أو توجد مدفوعات في حسابات العملاء أو اختلاف في أرصدة العميل عما هو

موجود دفتريا أي مسجل بالحاسب الآلي، ويحتاج الأمر في نهاية كل عام المصادقة علي

الأرصدة، ويعزي اختلاف الأرصدة إلي عوامل عدة منها، الإدخال الخاطىء
Data Entry Missing

، تكرار كود العميل والتشابه في الاسم Code Repeat ion & Name Similarity، أو

التكرار المزدوج Dual Repeat ion بمعني إعطاء كود لعميل، وكود آخر لنفس

العميل، وهناك أسباب أخري من عدم تأكيد الإدخال Input Confirmation تتعلق

بحساب العملاء ويجعل هناك اختلافات، مثل الحسومات او الحوافز المعطاه Rebate يقوم العميل باحتسابها

ولا نقوم بقيدها لدينا أو العكس، وعلي كل من الضروري عمل برنامج سنوي ليشمل

مسألة التدقيق والتصنيف ومتابعة المديونية لدي العملاء


ورقة عمل رقم (15 ) Work Sheet No (15 )

تصفية حساب المندوب: Reconciliation

تمر تصفية المندوب بعدة مراحل وخصوصا عند إنهاء علاقة المندوب بالعمل ( أجازة

استقالة ، إنهاء خدمة ، النقل) وتتمثل الخطوات مجملة في إبراء ذمة

المندوب أو الموزع أو غيره من أصحاب الذمم ، والمندوب يقوم بالاتي :

1- مصادقة علي المديونية، وتتم بمعرفة البديل والمندوب ومشرف المبيعات وتحت إشراف مدير البيع.
2- تسليم أي عهد شخصية من سيارة، هاتف، وغيره من العهد.
3- تقوم الإدارة الحسابية، بتبليغ المندوب بموقفه المالي لما له وما علية.
4- تتم تصفية الموقف في مدة يجب ألا تزيد عن عشرة أيام.
5- في حال وجو ضامن يكفل المندوب، يعتمد ذلك من الإدارة العليا صاحبة القرار النهائي في ذلك.

وعلي كل الأوضاع من الضروري عمل لائحة تصفية مندوب وعرضها





ورقة عمل رقم (16 ) Work Sheet No (16 )

تقارير نظم المعلومات: MIS Reports

من الاهمية بمكان وجود تقارير عن العملاء والنشاط البيعي تهدف الي :

1- تحديد شرائح العملاء:
Define Category (catering, Supermarket, Whale Sale, And Retail audit
2- تحديد الهدف البيعي للمندوب بالأصناف
Define Target & Quota.
4- التاريخ البيعي
Sales History
5- أعمار الديون للعملاء
Customer Aging
6- العلاقة بين حسابات العملاء ومراقبة التحصيل
Account Receivable & collection

وبشكل عام فنظم المعلومات والبيانات الناتجة عنها ما هي إلا بيانات خام

تحتاج إلي معالجة إما من برامج أخري ويتم تحليل البيان أو إنشاء برامج خاصة

تحليلية حيث أن عرض البيانات يحتاج إلي قراءة وحتي عند قراءتها تمثل عبئا في

اتخاذ القرار وعلي الصورة الحالية لا تصلح البيانات في اتخاذ أي قرار إلا بعد

معالجة البيان وهو العبء الإضافي ولذا فإن بعض البرامج قد تكون حسابية اكثر منها كبرامج

ورقة عمل رقم (17 ) Work Sheet No (17 )

نمط أداء المندوب والموزع: Sales Rep., Performance

لمعرفة المخرجات للمندوب Outputs من الضروري معرفة المدخلات Inputs وهي عبارة

عن حد البيع، تحقيق الهدف، إضافة العملاء الجدد، التحصيلات، وحجم المديونية،

وكلها العوامل المباشرة في عملية البيع.

ويتم حساب كفاءة المندوب بوضع عناصر الإدخال Inputs ثم حساب المخرجات منها

Outputs بحساب معاملات الدين والسداد مرتبطة بالهدف والحافز

وعمل نموذج كفاءة للمندوب


ورقة عمل رقم (18 ) Work Sheet No (18 )

النماذج: Formats

من الاهمية بمكان عمل نماذج تتعلق بنشاط المندوب ومتابعته ونذكر منها

1- النموذج الأول: نموذج خط السير والهدف منه متابعة تحرك المندوب ولا يحتاج إلا إلي علامة فقط في مربعي التحصيل أو المبيعات أو في يوم الزيارة ولتكن علامة صح، أسماء العملاء تم تدوينها فعليا علي الكمبيوتر وستطبع شهريا لإضافة أي عميل جديد، ويستخدم بواسطة المندوب والموزع.

2- نموذج الطلبيات، ويستخدم بمعرفة منسق البيع يتم من خلاله معرفة حجم الطلبيات، وهل الطلبيات تمت من خلال المندوب أم الاتصالات الهاتفية أو بالفاكس، ولكن بالنظر للنموذج فقد تم تطبيقه فعليا، ويمكن تطبيق النموذج بشكل آلي وتصميم برنامج خاص به، يتلخص في ربط المندوب بالموصل بالعميل بالطلب، ويمكن شرح محددات البرنامج عند الموافقة علي عمله آليا بالاتفاق مع مبرمج حتي لا يخضع النظام للتقدير الشخصي والظروف.


3- يومية المبيعات، نموذج الهدف منه رؤية المبيعات بالقيمة والكمية وبشكل يومي وهي متسلسلة شهريا، ويقوم بها منسق المبيعات.

4- نموذج متابعة المصفف، او المروجين .

5- نموذج كشف تحصيل شيكات للمندوبين .

6- كشف صندوق القبض النقدي للمندوبين .

7- نموذج الزيارات المرافقة، يتم بواسطة مدير المبيعات وهو الهدف منه إعلام المندوبين بالزيارة المرافقة للمدير ،

8- نموذج الأعمال اليومية.

9- نموذج اللقاء اليومي وهو يهدف إلي ربط فريق البيع بالمدير


10- بيان فحص العملاء، وهو بيان يعطي للمندوب وبه مجموعة من العملاء الجدد من مصادر الحصر، للوقوف علي حقيقة موقف العميل

11- متابعة التقرير اليومي للمندوب: يتم بواسطة مدير المبيعات لمعرفة ما تم استلامه من التقرير اليومي ويعلق بلوحة الإعلانات.

وغيرها من النماذج التي يتم استخدامها في عملية متابعة البيع اليومية .


ورقة عمل رقم 19 ) Work Sheet No (19 )

نظام المتابعة المتكامل:
Complete Follow up System

إن عمل أي نظام دون متابعة كأن لم يكن ولذا وجب من المتابعة وبشكل دقيق من

خلال دراسة الشرائح التوظيفية ومشاكلها ومن ثم حلولها وهو ما تم خلال الفترة

المتاحة وربما قد تتغير العوامل الأمر الذي يتطلب مرونة متابعة النظام، والدليل

المرفق يوضح قطاعات المتابعة وتوظيف العناصر الخاصة به في قطاعات الأفراد،

والعمليات، والمبيعات وتقارير المعلومات والاتصالات والحسابات وهي ببساطة تمثل

المبيعات وقنوات اتصالها بالآخرين.





ورقة عمل رقم (20 ) Work Sheet No (20 )

برامج التسويق والترويج
Marketing & Promotion Program

تعتمد برامج التسويق والدعاية علي الخطة العامة للمبيعات، ومقدار تحقيق هذه الخطة وقيمة التكاليف للوحدة البيعية ولنضع في اعتبارنا، تكلفة الوحدة ومن ثم اقتطاع نسبة من هامش الربح وتوظيفه للدعاية، وبناء علي ذلك فوضع الخطة تكون شبه تفصيلية، وبمخصص معين.
وتهدف برامج التسويق بشكل عام وحسب نوع المنتج إلي:
- زيادة حجم وانتشار المبيعات Distribution Increase
- زيادة ولاء المستهلك Loyalty Increase
- تحريك الأصناف لدي العملاء Items Stock Movements
- إعادة الطلب علي المنتج Recall Order
- تحريك الأسعار في ظل المنافسة Price movement Competition
والنموذج المرفق يوضح ورقة العمل، وخطة الترويج، بالإضافة إلي خطة التحفيز العامة للعملاء.