Tuesday, April 1, 2008

نظرة إدارية

من الملفت للنظر ان استخدام الادوات الادارية تحتاج الي معالجات كثيرة وهذه بعض القراءات في هذا المجال :
1- أن التوقيعات والاختام المستخدمة يحظر ختم او توقيع أي مستند دون الرجوع إلي الإدارة للاطلاع علي نوع المستند وضرورة توقيع مدير القسم علي المستند والتأكد منه وعرضه علي لإدارته للإقرار به ، وعلي الأشخاص المحتفظين بالأختام لديهم التأكد من نوع المستند وحفظ صوره منه في ملف التوقيعات المستندي العام .
2 - لا يجوز التوقيع علي أي مستند إلا بسلطة أو تفويض ومعتمدين مسبقا في ملف قواعد التفويض والصلاحيات.
3- من الضروري عند تنظيم العمل الاداري تكوين لجان تقوم بالعمل التالي :
1- تحديد صلاحيات ومسؤوليات كل العاملين بكل قسم وإدارة و بشكل واضح ودقيق يمنع التداخل والازدواجية في العمل
.2 متابعة القرارات الإدارية بالشركة المتعلقة بالموظفين من تعيين، نقل، ترقية وغيرها من التغيرات على هيكل وخريطة التنظيم .3 ترشح اللجنة شخصا يكون مسئولا عن النظام الإداري بالشركة ، وتحدد مهامه وقنوات اتصاله وصلاحياته ، وإشرافه المباشر علي مكاتب السكرتارية بالشركة والمكاتب الأمامية ومراجعة المطبوعات والمراسلات الواردة والصادرة وإن تعذر تكون اللجنة المشكلة سارية للبت في أي مشاكل إدارية تطرأ علي المنظومة الإدارية .
فحص ومراجعة النواحي الإدارية للتأكد من حسن تنظيم وسير العمل وتقييمها من أجل اكتشاف نقاط الضعف أو النقص في الأنظمة أو الإجراءات المتبعة بقصد التعديل والتطوير اللازمين عن طريق :
ا- مراقبة وتدقيق حسن تطبيق نظام الموظفين والمستخدمين والتعليمات المتعلقة بذلك.
ب- دراسة تنظيم العمل في الإدارات والأقسام وتوزيعه بين الموظفين .
ج - التأكد من مدى انتظام سير العمل في الأقسام وتوزيع المسؤوليات بشكل واضح يساعد على تحديد الأخطاء والتأخير في إنجاز المعاملات والأسباب التي تؤدي إلى ذلك .
د - التأكد من مدى مسايرة التطبيق العملي للخطط والسياسات المرسومة ومن تقيد الموظفين بالتعليمات النافذة وتأديتهم لواجباتهم على أكمل وجه بالإضافة إلى التأكد من مدى انضباط الموظفين.
ان تقييم نظام الرقابة والضبط الداخلي للتأكد من ملاءمته وكفايته لتحقيق أهداف الشركة عن طريق :-
ا- فحص ومراقبة الإجراءات الموضوعة لفصل المهام .
ب- التأكد من وضع نظام سليم لمراقبة البريد الوارد والصادر وإدارة المكاتب الأمامية للشركة من استقبال وسكرتارية.
ج- التأكد من وجود تعليمات رقابية لتشغيل أنظمة الحاسب الآلي.
د - التأكد من أن الوثائق المحاسبية والمراسلات والسجلات تحفظ بشكل أمين ويسهل الرجوع إليها عند الحاجة مع إجراء اختبارات على ملفات هذه الوثائق للتأكد من وجودها ومطابقتها للواقع .
هـ - التأكد من إجراء حركة التنقلات بين الموظفين من حين لآخر بما لا يتعارض مع حسن سير العمل .

No comments: